Política de Tratamiento de Datos de la Información y Datos Personales

Vigencia: 01 de marzo de 2022
Última actualización: 11 de enero de 2026

1. Objetivo

Establecer las reglas, pautas y criterios generales para el tratamiento de datos personales de los grupos de interés tales como empleados, clientes, proveedores contratistas entre otros, que hacen parte de las bases de datos que están bajo la responsabilidad de xCloud SOLUTIONS S.A.S.

2. Definiciones

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato Público: Dato calificado como tal según la ley o la Constitución Política.
• Dato Privado: Dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
• Datos Sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica que realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica que decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación sobre datos personales (recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión).

3. Finalidad del Tratamiento

xCloud SOLUTIONS S.A.S. podrá hacer uso de los datos personales para:

• Ejecutar la relación contractual con clientes, proveedores y trabajadores
• Proveer los servicios y/o productos requeridos por los usuarios
• Informar sobre nuevos productos, servicios y cambios en los mismos
• Evaluar la calidad del servicio
• Enviar información comercial, publicitaria o promocional
• Desarrollar procesos de selección, evaluación y vinculación laboral
• Soportar procesos de auditoría interna o externa
• Control y prevención de fraude

4. Principios para el Tratamiento de Datos

• Principio de finalidad: El tratamiento obedece a una finalidad legítima informada al titular.
• Principio de libertad: Requiere consentimiento previo, expreso e informado del titular.
• Principio de veracidad: La información debe ser veraz, completa, exacta y actualizada.
• Principio de transparencia: Garantiza el derecho del titular a obtener información sobre sus datos.
• Principio de acceso y circulación restringida: Los datos no estarán disponibles públicamente sin control técnico.
• Principio de seguridad: Se manejarán medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos.
• Principio de confidencialidad: Obligación de mantener confidencial toda la información personal.

5. Derechos de los Titulares

El Titular tendrá los siguientes derechos:

• Derecho de acceso: Consultar datos personales gratuitamente al menos una vez cada mes calendario
• Derecho de actualización: Solicitar actualización, rectificación y/o supresión de datos
• Derecho a solicitar prueba de la autorización
• Derecho a ser informado sobre el uso del dato personal
• Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio
• Derecho a acceder gratuitamente a los datos personales

6. Deberes del Responsable

• Garantizar el ejercicio del derecho de hábeas data
• Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el titular
• Informar de manera clara sobre finalidad de recolección y derechos del titular
• Adoptar medidas para proteger los registros
• Tramitar consultas y reclamos en los términos señalados

7. Procedimiento para Ejercer Derechos

La petición debe contener:

• Identificación del titular
• Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo
• Dirección y documentos de soporte

Términos de respuesta:

• Reclamo incompleto: 5 días para requerir al interesado
• Término máximo de respuesta: 15 días hábiles
• Prórroga excepcional: 8 días hábiles adicionales

8. Área Responsable y Contacto

9. Bases de Datos Identificadas

• Archivo físico de Hojas de vida de empleados
• Archivo Digital con información de Clientes
• Base de Datos Software Siigo con información de Proveedores y Contratistas

10. Limitaciones Temporales

Los datos personales se conservarán hasta por diez (10) años contados a partir de la fecha del último tratamiento.

11. Vigencia de la Política

Esta política aplicará a partir del 01 de marzo de 2022. xCloud SOLUTIONS S.A.S. podrá modificar esta política en cualquier momento de forma unilateral.

12. Autoridades de Control

• Colombia: Superintendencia de Industria y Comercio (SIC)